Организация конференций. Размышления профессионального члена оргкомитета.
***
Да, я профессионал, и мне есть о чем рассказать. Достаточно того, что я была членом оргкомитета IV Российского философского конгресса, о чем я расскажу в свое время (и там же объясню, почему этого достаточно). В общей сложности я участвовала в организации примерно полусотни конференций на философском факультете МГУ, где это входит в мои обязанности сотрудника научного отдела.
В этом тексте я хочу поделиться своими мыслями, во-первых, о том, что такое вообще конференция, какова ее философская сущность. И, конечно, во-вторых: как ее организовать.

***
Вступление. Конференции - это обычно зло.
Прежде чем принять решение организовать конференцию, хорошо подумайте, нужно ли оно вам. Пользы от конференций очень мало. Хлопот для тех членов оргкомитета, которые реально ее организуют – очень много. Сначала кажется, что конференции могут продвинуть научную мысль, могут стать если не полезным инструментом для науки, то по крайней мере запоминающимся событием для участников. То и другое не так. Толковые и авторитетные докладчики прибывают на конференцию (если прибывают) только для того, чтобы выступить. Они никогда сами никого не слушают, кроме тех, кого вынуждены слушать, то есть тех, кто стоит перед ними по расписанию. Сделав свой доклад, они почти всегда сразу уходят, поэтому общения с ними не бывает. Они также, за редкими исключениями, не докладывают особо интересных результатов, так что их не очень-то нужно и слушать. Полезнее прочитать их тексты.
Что касается, прошу прощения за прямоту, заурядной научной шушеры, то она посылает доклады на конференции только для того, чтобы иметь лишнюю публикацию. Большинство этой шушеры составляют аспиранты, у которых неумолимо приближается срок постановки на защиту. В этой ситуации они судорожно наращивают свою убогую публикуемость, для чего придают одному и тому же своему тексту (который обычно представляет собой вторую или третью главу автореферата) форму под самые разнообразные конференции путем придумывания новых названий и перестановки местами нескольких первых фраз.
Тонкая прослойка между этими двумя уровнями - это толковые докладчики, которые, может быть, и впрямь хотят вынести на обсуждение новую мысль, но их голос слышен хуже всех. Лучше и в данном случае полагаться на тексты. Новая мысль обязательно пробьется, ей не нужны для этого конференции.
Другое дело, если Вы – рядовой член оргкомитета, то есть Вашего мнения никто не спрашивал. Тогда Вам придется организовать конференцию, хотите Вы этого или нет.

***
Какие бывают конференции.
Конференции бывают маленькие и большие. Хотя есть и другие критерии для классификации, этот самый главный. Большие конференции совершенно не похожи на маленькие. Сначала я расскажу о больших
Самые большие конференции иногда называются конгрессами. Выше я уже упоминала, что участвовала в организации одного конгресса. Это был конгресс в полном смысле слова. В нем приняло участие около четырех тысяч человек тезисами и более двух тысяч лично. Если Вы работаете, допустим, на философском факультете среднего университета, и Ваш факультет занимает один этаж здания – представьте себе две с половиной тысячи человек на этом этаже, и Вы все поймете.
В больших конференциях обычно бывает одно пленарное заседание, на котором выступают титулованные докладчики, затем несколько секций, которые идут, возможно, несколько дней. Председателем секции назначается обычно достаточно титулованный ученый. Но нужно иметь в виду, что быть председателем - это реальная работа, поэтому прежде чем назначать, нужно вступить в контакт с человеком и спросить его согласия. Председатель должен высидеть все заседания своей секции. Он дает слово докладчикам, определяет очередность выступления, прерывает заговорившихся, дает слово вопрошающим, прерывает заговорившихся вопрошающих, при необходимости даже банит, то есть удаляет из зала. Обычно целесообразно назначать двух сопредседателей и еще одного научного секретаря. Это даже необходимо, если секция будет работать несколько дней.
Отступление. Сколько дней работает секция?Один.
Исходя из количества присланных заявок, обычно оргкомитет большой конференции рассчитывает, что секция будет работать два или три дня. Нужно иметь в виду, что примерно половина приславших заявки не приедет. Формально на них все равно обязательно нужно оставить время (а вдруг приедут?). Но реально иметь в виду, что секции почти всегда заканчивают работу за один день. Из приехавших кто-то сделает доклад быстрее, чем планировал, кто-то уйдет в другую секцию, а кто-то, наоборот, разговорится. Планировать нужно примерно так, что в среднем будут говорить в полтора раза дольше регламента. Исходя из этого нужно составлять регламент.

Пример расчета регламента:
В секцию подали заявки 20 человек.
Рассчитываем, что приедут, скорее всего, 10. Но в программе будем указывать все 20
Конференция длится два дня (большая может длиться и три)
Первая половина первого дня отводится на пленарное заседание.
В распоряжении имеем три половины: вторая половина первого дня, первая и вторая половины второго дня. Каждая половина идет по 3 часа (более нецелесообразно, народ начнет выходить в поисках курилки и буфета).
Итого 9 часов на 20 докладов. В среднем по полчаса на доклад (допустимое округление), из них 20 минут на доклад, 10 минут на вопросы и дискуссию.


Скорее всего, реальная работа секции из упомянутого примера будет идти только одну вторую половину первого дня. И за это время успеют сделать доклады все, кто прибыл на данную секцию и наличествуют в данный день. Но времени будет, конечно, в обрез (их же примерно 10 человек на три часа!). На второй день прибудут заблудшие, которые будут искать по расписанию свою секцию и ничего не найдут. Это хорошо бы предусмотреть: какую-то секцию сделать особо долгой, чтобы туда приткнулись все те, кто хочет сделать доклады по другим секциям на второй день.
Вообще, как мы видим из этого примера, регламент – вещь очень неопределенная. Но в то же время, надо иметь в виду, во время реального хода секции, он абсолютно необходим. Реальный регламент хороший председатель секции рассчитывает, что называется, online, то есть по ходу заседания. Нужно пустить листок, куда запишутся все, кто присутствует, где те, кто хочет сделать доклад, укажут его название. Председатель, получив этот список, должен сравнить его с программой, первыми дать слово тем, кто записан по программе, вторыми – тем, кто пришел из данной секции не в свой день (а почти все придут в первый и не придут во второй), а последними – тем, кто пришел не из своей секции. Если никакой разумный регламент не вмешает такое расписание, заседание переносится на следующий день, и все равно, вероятность, что кто-то явится – не более 1/2. Если вмещает – нужно проводить заседания в этот день. Поскольку график получается, конечно, напряженный – прерывать заговорившихся.
Если пленарное заседание длилось весь первый день, а работа секций началась только на второй день и длится весь день, нужно иметь в виду, что после перерыва количество присутствующих уменьшается примерно наполовину. Если запланированы два перерыва, то к концу останется четверть. Как тут оперативно решать вопрос с очередностью докладов – придется ориентироваться на месте по обстоятельствам. Профессоров и других статусных выступающих нужно обязательно ставить в начало, если только они не известные сумасшедшие.