Елена Косилова (![[info]](http://l-stat.livejournal.com/img/userinfo.gif){kind=small} kosilova) wrote,@ 2008-11-06 20:27:00 |
|
конференции - 3
Всякая конференция начинается с решения ее провести. Конференции бывают регулярные (допустим, "64-е ежегодные международные чтения по проблеме добра и зла") и разовые. Регулярные проводить надо, они формируют лицо вуза. Что касается разовых, то решение может исходить сверху или снизу. На решение сверху рядовой член оргкомитета повлиять не может. Это могут быть, например, юбилейные конференции, приуроченные к годовщине рождения или смерти выдающегося деятеля. Если в вузе есть люди, профессионально занимающиеся этим деятелем, то имеет смысл устроить маленькую конференцию, которая может оказаться небезынтересной. Если таких людей нет - гиблое мероприятие.
Если конфа организуется снизу, я уже призвала читателей походить к таким инициативам критически. Но справедливости ради надо сказать, что и это может оказаться неплохо. Хорошо, если организатором будет группа энтузиастов, сплоченная вокруг некоторой проблемы. Например, у нас на факультете традиционно неплохо проходят конференции по логике, по причине существования сплоченного сообщества профессиональных логиков.
Короче говоря, конференцию решено проводить, и больше обсуждать это не имеет смысла.
Надо наметить дату.
Хорошо организованная конференция готовится в течение года. Таким образом, если она не юбилейная, назначать ее лучше на через год. Если юбилейная, то, конечно, нужно приурочить к дате. Приурочение допустимо с отклонением примерно в месяц.
В любом случае нужно иметь в виду, что от рассылки информационного письма до назначенного дедлайна подачи тезисов должно пройти не менее недели (это шутка, хотя сплошь и рядом именно так и бывает), а от дедлайна до самой конференции - не менее месяца (это тоже шутка, и такая же горькая). В общем, меньше чем за два месяца конференцию не организовать. Речь, конечно, об открытых конференциях. Закрытую можно организовать за месяц, если есть иногородние участники, а если нет иногородних - за пару дней.
Поскольку я работаю в вузе, вузовская специфика такова. Лучше всего проводить большие конференции в конце сессии, это время максимальной свободы преподавателей и, что очень важно, аудиторий. Но это не обязательно. Лучше не проводить в самом начале семестра, преподаватели в это время обычно не хотят отвлекаться, у них еще не наступил лекторский автопилот. Если ожидается много иногородних, можно провести в зимние каникулы или в самом начале летних, но до начала работы приемной комиссии, особенно если здание маленькое.
По дням недели неплохой вариант для большой двухдневной конференции - пятница и суббота. Учебных занятий в субботу обычно меньше, есть где провести секции.
Следующий этап - определение тематики, масштабов и характера конференции (открытая или закрытая). Тематика была в общих чертах ясна и когда принималось решение. Если конфа будет маленькая - осталось только придумать название. Если большая, то нужно определить, сколько будет секций и их примерные названия. Можно отдельно написать список горячих тем, по которым ожидается главное прибытие тезисов (Аборт - за и против; Эвтаназия - добро или зло? - в таком духе). Тут же нужно решить, какие будут печатные материалы, тезисы до или, в случае маленькой конференции, доклады после.
В зависимости от возможностей оргкомитета (то есть имеется ли человек, владеющий вордом и форматом ПДФ и готовый убить три дня) формулируются требования к тезисам. Требования бывают жесткие и мягкие. Если нужного человека нет, формулируются жесткие требования. В них перечисляются шрифт, кегль, образец заголовка, поля, объем, требования к сноскам и списку литературы. Учтите, пожалуйста, что как бы Вы ни формулировали требования, не менее трети авторов их не выполнит. Некоторые даже, видимо, считают это западло, но большинство, думаю, просто не обращает внимания. В результате будет разнобой и шрифтов, и заголовков, и издание будет выглядеть совершенно не солидно.
Лучше, конечно, найти специалиста по верстке. Большинство издательств, с которыми я имела дело, соглашаются брать макет в ПДФ или даже в ворде. В этом случае не нужно формулировать жестких требований по формату тезисов, легче отформатировать их самостоятельно. В требованиях тогда нужно указать только объем и список необходимых сведений, которые авторы должны указать о себе. Конечно, образец правильно оформленного заголовка и сноски не повредит, потому что кто-то все-таки окажется способен ему последовать.
Расчет дедлайна
Дедлайн рассчитывается исходя из следующих соображений: в интервал между дедлайном и самой конференцией нужно: 1) прочитать тезисы; 2) отобрать хорошие либо отбраковать негодные; 3) рассортировать по секциям (одновременно уточнив и список секций); 4) расположить их в один вордовский файл в нужном порядке; 5) единообразно отформатировать; 6) передать в издательство; 7) издательство должно их напечатать. На этап отбора уйдет примерно 2 недели, форматирование - два дня полной работы или неделя, если этим занимается в свободное время загруженный препод (вроде меня), а сколько времени возьмет издательство - это надо отдельно договариваться, обычно это от 2 недель до месяца, но можно договориться и за неделю, особенно при наличии хорошего финансирования. Короче говоря, дедлайн назначается в среднем за два месяца до начала конференции.
В каком виде принимать тезисы?
Ныне существует три варианта, как может происходить подача тезисов на конференцию.
1. Тезисы присылаются в почтовом письме, напечатанными на бумаге. Нужно требовать, чтобы автор вкладывал не менее двух дискет с электронным вариантом тезисов или дублировал их на одной дискете не менее трех раз. Если бумажное письмо пришло без дискеты - это основание для отклонения тезисов по формальным основаниям. Сам этот способ устаревший, но пока отказываться от него нельзя. Далеко не во всех частях нашего отечества доступен бесперебойный и незатратный интернет.
2. Тезисы посылаются электронной почтой, прикрепленным файлом. Это самый распространенный сейчас вариант. В самом эл.письме многие авторы пишут свою анкету, хотя копировать ее оттуда неудобно, лучше требовать, чтобы они привели ее в конце того же файла, где и тезисы.
3. Онлайн-регистрация на сайте конференции. Это требует наличия соответствующего программного обеспечения. Тем не менее большим конференциям и тем более конгрессам пора переходить на этот способ. Программа сама регистрирует человека, принимает у него файл тезисов, вывешивает для всеобщего обозрения, когда тезисы получили одобрение или неодобрение оргкомитета - высылает участнику уведомление. Обязательно надо настроить программу так, чтобы поля с личными данными автора были скрытые, видные только оргкомитету.
Теперь надо написать и разослать информационное письмо.
На основании всех этих принятых решений составляется информационное письмо. Бумага это официальная, ее должен утвердить декан факультета, хотя в рассылку она идет без подписи. В инфописьме указывается название вуза, крупно название конференции, крупно ее дату, затем программу (на данном этапе она приблизительная: названия секций или возможные темы), можно указать известных выступающих, если есть. Затем указывается состав оргкомитета. Можно выделить отдельно программный комитет, включив туда всех известных титулованных ученых по данной области, причем их согласие не обязательно - работать им не придется. Но лучше, конечно, поставить их в известность, иначе возможны непредусмотренные межличностные взаимодействия. Тогда в программном комитете будут свадебные имена, а в оргкомитете - реально работающие люди.
Затем нужно указать дедлайн подачи тезисов и требования к ним. Обязательно привести шаблон анкеты, которую должен заполнить о себе каждый участник.
В конце - контакты оргкомитета, включая почтовый адрес, городской телефон, e-mail и адрес сайта конференции (о сайте дальше).
Информационное письмо рассылается по двум видам каналов: бумажному и электронному. Бумажный на первый взгляд устарел, но он работает. Бумажные письма имеет смысл направлять в адрес крупных вузов и научных центров, работающих по тематике конференции. Они вывешивают там их у себя на досках, и эти письма реально читаются.
Электронный способ, к сожалению, столь же хорош, сколько и плох. Хорошо в нем то, что можно очень легко охватить рассылкой большое количество людей. Плохо то, что приходящие извещения о конференциях многих раздражают не меньше, чем раздражает спам, а иногда они со спамом и путаются. В философии есть прекрасная профессиональная рассылка, которой я активно пользуюсь - модерируемая Ихтиком и Т. Рущиной OCR-ru-phil@yahoogroups.com
Можно рассылать самостоятельно. Тогда нужно иметь базу. База собирается, как правило, по результатам предыдущих конференций.
Неплохо также поместить информационное письмо в тематические сообщества в ЖЖ и форумах.
Всякая конференция начинается с решения ее провести. Конференции бывают регулярные (допустим, "64-е ежегодные международные чтения по проблеме добра и зла") и разовые. Регулярные проводить надо, они формируют лицо вуза. Что касается разовых, то решение может исходить сверху или снизу. На решение сверху рядовой член оргкомитета повлиять не может. Это могут быть, например, юбилейные конференции, приуроченные к годовщине рождения или смерти выдающегося деятеля. Если в вузе есть люди, профессионально занимающиеся этим деятелем, то имеет смысл устроить маленькую конференцию, которая может оказаться небезынтересной. Если таких людей нет - гиблое мероприятие.
Если конфа организуется снизу, я уже призвала читателей походить к таким инициативам критически. Но справедливости ради надо сказать, что и это может оказаться неплохо. Хорошо, если организатором будет группа энтузиастов, сплоченная вокруг некоторой проблемы. Например, у нас на факультете традиционно неплохо проходят конференции по логике, по причине существования сплоченного сообщества профессиональных логиков.
Короче говоря, конференцию решено проводить, и больше обсуждать это не имеет смысла.
Надо наметить дату.
Хорошо организованная конференция готовится в течение года. Таким образом, если она не юбилейная, назначать ее лучше на через год. Если юбилейная, то, конечно, нужно приурочить к дате. Приурочение допустимо с отклонением примерно в месяц.
В любом случае нужно иметь в виду, что от рассылки информационного письма до назначенного дедлайна подачи тезисов должно пройти не менее недели (это шутка, хотя сплошь и рядом именно так и бывает), а от дедлайна до самой конференции - не менее месяца (это тоже шутка, и такая же горькая). В общем, меньше чем за два месяца конференцию не организовать. Речь, конечно, об открытых конференциях. Закрытую можно организовать за месяц, если есть иногородние участники, а если нет иногородних - за пару дней.
Поскольку я работаю в вузе, вузовская специфика такова. Лучше всего проводить большие конференции в конце сессии, это время максимальной свободы преподавателей и, что очень важно, аудиторий. Но это не обязательно. Лучше не проводить в самом начале семестра, преподаватели в это время обычно не хотят отвлекаться, у них еще не наступил лекторский автопилот. Если ожидается много иногородних, можно провести в зимние каникулы или в самом начале летних, но до начала работы приемной комиссии, особенно если здание маленькое.
По дням недели неплохой вариант для большой двухдневной конференции - пятница и суббота. Учебных занятий в субботу обычно меньше, есть где провести секции.
Следующий этап - определение тематики, масштабов и характера конференции (открытая или закрытая). Тематика была в общих чертах ясна и когда принималось решение. Если конфа будет маленькая - осталось только придумать название. Если большая, то нужно определить, сколько будет секций и их примерные названия. Можно отдельно написать список горячих тем, по которым ожидается главное прибытие тезисов (Аборт - за и против; Эвтаназия - добро или зло? - в таком духе). Тут же нужно решить, какие будут печатные материалы, тезисы до или, в случае маленькой конференции, доклады после.
В зависимости от возможностей оргкомитета (то есть имеется ли человек, владеющий вордом и форматом ПДФ и готовый убить три дня) формулируются требования к тезисам. Требования бывают жесткие и мягкие. Если нужного человека нет, формулируются жесткие требования. В них перечисляются шрифт, кегль, образец заголовка, поля, объем, требования к сноскам и списку литературы. Учтите, пожалуйста, что как бы Вы ни формулировали требования, не менее трети авторов их не выполнит. Некоторые даже, видимо, считают это западло, но большинство, думаю, просто не обращает внимания. В результате будет разнобой и шрифтов, и заголовков, и издание будет выглядеть совершенно не солидно.
Лучше, конечно, найти специалиста по верстке. Большинство издательств, с которыми я имела дело, соглашаются брать макет в ПДФ или даже в ворде. В этом случае не нужно формулировать жестких требований по формату тезисов, легче отформатировать их самостоятельно. В требованиях тогда нужно указать только объем и список необходимых сведений, которые авторы должны указать о себе. Конечно, образец правильно оформленного заголовка и сноски не повредит, потому что кто-то все-таки окажется способен ему последовать.
Расчет дедлайна
Дедлайн рассчитывается исходя из следующих соображений: в интервал между дедлайном и самой конференцией нужно: 1) прочитать тезисы; 2) отобрать хорошие либо отбраковать негодные; 3) рассортировать по секциям (одновременно уточнив и список секций); 4) расположить их в один вордовский файл в нужном порядке; 5) единообразно отформатировать; 6) передать в издательство; 7) издательство должно их напечатать. На этап отбора уйдет примерно 2 недели, форматирование - два дня полной работы или неделя, если этим занимается в свободное время загруженный препод (вроде меня), а сколько времени возьмет издательство - это надо отдельно договариваться, обычно это от 2 недель до месяца, но можно договориться и за неделю, особенно при наличии хорошего финансирования. Короче говоря, дедлайн назначается в среднем за два месяца до начала конференции.
В каком виде принимать тезисы?
Ныне существует три варианта, как может происходить подача тезисов на конференцию.
1. Тезисы присылаются в почтовом письме, напечатанными на бумаге. Нужно требовать, чтобы автор вкладывал не менее двух дискет с электронным вариантом тезисов или дублировал их на одной дискете не менее трех раз. Если бумажное письмо пришло без дискеты - это основание для отклонения тезисов по формальным основаниям. Сам этот способ устаревший, но пока отказываться от него нельзя. Далеко не во всех частях нашего отечества доступен бесперебойный и незатратный интернет.
2. Тезисы посылаются электронной почтой, прикрепленным файлом. Это самый распространенный сейчас вариант. В самом эл.письме многие авторы пишут свою анкету, хотя копировать ее оттуда неудобно, лучше требовать, чтобы они привели ее в конце того же файла, где и тезисы.
3. Онлайн-регистрация на сайте конференции. Это требует наличия соответствующего программного обеспечения. Тем не менее большим конференциям и тем более конгрессам пора переходить на этот способ. Программа сама регистрирует человека, принимает у него файл тезисов, вывешивает для всеобщего обозрения, когда тезисы получили одобрение или неодобрение оргкомитета - высылает участнику уведомление. Обязательно надо настроить программу так, чтобы поля с личными данными автора были скрытые, видные только оргкомитету.
Теперь надо написать и разослать информационное письмо.
На основании всех этих принятых решений составляется информационное письмо. Бумага это официальная, ее должен утвердить декан факультета, хотя в рассылку она идет без подписи. В инфописьме указывается название вуза, крупно название конференции, крупно ее дату, затем программу (на данном этапе она приблизительная: названия секций или возможные темы), можно указать известных выступающих, если есть. Затем указывается состав оргкомитета. Можно выделить отдельно программный комитет, включив туда всех известных титулованных ученых по данной области, причем их согласие не обязательно - работать им не придется. Но лучше, конечно, поставить их в известность, иначе возможны непредусмотренные межличностные взаимодействия. Тогда в программном комитете будут свадебные имена, а в оргкомитете - реально работающие люди.
Затем нужно указать дедлайн подачи тезисов и требования к ним. Обязательно привести шаблон анкеты, которую должен заполнить о себе каждый участник.
В конце - контакты оргкомитета, включая почтовый адрес, городской телефон, e-mail и адрес сайта конференции (о сайте дальше).
Информационное письмо рассылается по двум видам каналов: бумажному и электронному. Бумажный на первый взгляд устарел, но он работает. Бумажные письма имеет смысл направлять в адрес крупных вузов и научных центров, работающих по тематике конференции. Они вывешивают там их у себя на досках, и эти письма реально читаются.
Электронный способ, к сожалению, столь же хорош, сколько и плох. Хорошо в нем то, что можно очень легко охватить рассылкой большое количество людей. Плохо то, что приходящие извещения о конференциях многих раздражают не меньше, чем раздражает спам, а иногда они со спамом и путаются. В философии есть прекрасная профессиональная рассылка, которой я активно пользуюсь - модерируемая Ихтиком и Т. Рущиной OCR-ru-phil@yahoogroups.com
Можно рассылать самостоятельно. Тогда нужно иметь базу. База собирается, как правило, по результатам предыдущих конференций.
Неплохо также поместить информационное письмо в тематические сообщества в ЖЖ и форумах.
