конференции - 5

Приказ о конференции
Не менее чем за месяц, а лучше за два до конференции нужно оформить приказ о проведении конференции. Для вузов: если конференция маленькая, до 10 человек, оформляется приказ по факультету. Если большая, то приказ по вузу. Для других организаций - приказ по организации. Проблема с приказом в том, что он должен пройти многочисленные согласования. Описываю для случая своего университета: приказ по университету должен быть за подписью ректора, согласования должны поставить: проректор по научной работе; проректор по учебной работе (академической политике); проректор по управлению делами; главный бухгалтер; если есть иностранцы - по работе с иностранцами; если есть иногородние - управление общежитиями; управление охраны территории; если есть техника - главный инженер. Многие проректоры люди занятые и приказ дожидается их подписи по нескольку дней. А окончательной подписи ректора он может ждать и несколько недель.
В то же время без приказа не забронируешь места в общежитии вуза, не договоришься с инженерами о технике, не оформишь даже проход на территорию, короче, приказ должен быть готов как минимум за две недели до конфы и, стало быть, начинать его подписывать нужно за два месяца.
Сам текст приказа нужно сначала согласовать с ответственными людьми в ректорате. Обычно в управлении делами сидит такой ответственный человек, у которого есть образец бланка вуза, все требования к оформлению (а они жесткие, и их надо выполнять), нужные формулировки и перечень людей, которые должны согласовывать. Требования эти меняются, поэтому приказ, сделанный по образцу прошлогоднего, может быть забракован в самый неподходящий момент: когда на нем уже поставили подписи почти все согласующие, остался только ректор. В этот момент может выясниться, например, что преамбула должна быть напечатана не 14 кеглем, а 12, и не через полтора интервала, а через один. Такие вещи обычно сильно выводят из себя, но выполнять их надо и относиться к ним следует как к плохой погоде: не пытаться спорить, а одеваться.

Что организуем на компьютере
Один из членов оргкомитета (в данном случае это я) организовывает у себя на компьютере папку конференции. В ней подпапка - тезисы. В этой папке подпапки - по фамилии автора. Обязательно лучше каждые тезисы хранить именно в отдельной папке.
Есть редкие энтузиасты конференционного дела, которые правят читаемые тезисы. Тогда в инфописьмо надо включать фразу "Оргкомитет оставляет за собой право отклонять и редактировать тезисы". Вообще-то, на мой взгляд, делать это не нужно. Негодные тезисы нужно отбраковать, остальные поместить как есть. Однако приходится вносить правку в отдельных случаях, например: если в хороших тезисах допущена случайная ошибка; если хорошие тезисы превышают объем на один-два несущественных абзаца - эти абзацы удаляются; если отсутствует название или оно заведомо непригодно (излишне провокативно, например). По всем этим вопросам при желании можно вступить в контакт с авторами и предложить им внести необходимые изменения, но если мало времени - можно исправить самостоятельно. Если известный человек не приложил анкету, а многие так и делают (им западло, если их все должны знать, лишний раз написать полностью имя-отчество), нужно внести эти данные за него, но всегда лучше на всякий случай проверить по справочникам. Перепутать имя - это потом проблем не оберешься.
Итак, если тезисы подверглись правке, в папке этого автора организуется подпапка, я даю таким стандартное название "0", но лучше давать говорящие названия, например,"оригинал". Оригинал без правки убирается туда, но его нужно обязательно сохранить. В самой папке автора - тезисы с правкой. Выделять, помечать правку не нужно.
После того, как коллегия по приему тезисов вынесла свой вердикт, папка "тезисы" разбивается на две подпапки: принятые и отвергнутые. Эти вещи нужно, понятно, внимательно сверять.
Следующий этап - рассылка приглашений. Для этого нужно рассмотреть устройство базы данных.

База данных
Базу можно вести хоть в Ворде, хоть к Екселе, но лично я предпочитаю Акцесс. К Акцессу сперва трудновато привыкнуть, но у него есть масса возможностей, которые окупаются в случае больших конференций. В случае маленьких базу можно вообще не делать, достаточно списка участников с названиями докладов.
Главная таблица базы называется, допустим, "Участники". Она содержит такие столбцы: текстовые: Фамилия, Имя и Отчество, Название доклада; Секция; Учреждение; Город; Адрес; e-mail; примечание; логические: нужна гостиница; приняты; оплатить проживание; подтверждение; и еще несколько служебных логических столбцов для различий между местными-иногородними (им нужны приглашения разного типа); между отечественными-иностранными (приглашения иностранцам требуют вообще совсем другой процедуры); российскими-СНГ (им нужны разные типы конвертов).
База заполняется по мере поступления тезисов. Программу онлайн-регистрации, говорят, можно настроить так, чтобы она сама заполняла базу, но я пока не пробовала. Не буду рассказывать, как выводить разнообразные запросы и вообще про возможности Акцесса, но чем особенно хорошо пользоваться, так это отчетами для приглашений. Текст приглашения составляется несколько раз: 1) для иногородних, которым дадут и оплатят гостиницу; 2) для иногородних, которым дадут, но не оплатят гостиницу; 3) для иногородних, которым не дадут гостиницу; 4) для местных. Кроме того, если кому-то оплачивают проезд, то это еще другой вариант приглашения. Все денежные условия обязательно указываются в приглашении, потому что от этого зависит оформление командировки.
Пример текста приглашения человеку, которому дадут и оплатят гостиницу, но не проезд:

Глубокоуважаемый имярек!
Оргкомитет конференции названиерек сообщает, что Ваш доклад включен в программу конференции. Приглашаем Вас принять участие в работе конференции.
Вам будет представлено место в общежитии. Оргкомитет оплачивает Вам проживание с датурек по датурек. Оргкомитет не берет на себя расходы по проезду.
Конференция будет проходить датурек и адресрек.
Регистрация будет датурек и времярек.
Подписьрек. (Подпись должна быть председателя оргкомитета или декана факультета)


Все, кроме имени адресата, печатается в акцессовском отчете, вместо имени делаем поле из столбцов ИмяОтчество и Фамилия. Можно сделать запросы по полям "принятые", "оплатить проживание" и т.п., можно указать это как фильтр в самой форме. Вниз приглашения рисунком помещается подпись. Технически можно туда же загнать и печать, но это не рекомендуется в юридическом смысле - лучше поставить живую печать на бумагу. Все сформированные приглашения, во-первых, печатаются на бумаге, во-вторых, сохраняются в формате ПДФ (лучше делать это через "печать на принтер ПДФ"), печать постраничная, каждая страница сохраняется с именем соответствующего человека, затем файлы вручную рассылаются по эл.почте. Получатели их распечатают и будут использовать как основания для оформления командировки. Если им обязательно нужен живой экземпляр, то нужно послать его бумажным письмом, но большинству хватает электронного. Бумажные можно будет отдать им прямо на конференции, иногда это может пригодиться.
Печать бумажных конвертов настраивается из полей Фамилия и Адрес. Лучше настроить соответствующие запросы. Обратный адрес печатается в самом отчете. В принципе, таким путем трудно организовать отдельную печать индекса, его можно написать на конверте вручную либо оставить поле пустым - письмо дойдет и без него
Ближе к конференции из той же базы печатается журнал регистрации участников и бэджи участникам, тоже через соответствующим образом скомпонованные отчеты. То есть кто еще не освоил Акцесс, осваивайте :)