Конференции - 6

В текст приглашения нужно не забыть вставить строку "просьба подтвердить участие" (я там выше забыла). Для многих отечественных докладчиков это единственный способ определить, собирается ли человек приезжать лично или он намерен участвовать только тезисами. Хотя этот способ тоже примерный: даже некоторые приславшие подтверждение потом не приезжают. Если человек присылает подтверждение в тот же день, что получил письмо - это может служить косвенным подтверждением, что он приедет. По результатам подтверждений заполняется в базе логический столбец "подтверждение". Его результаты полезно периодически выводить при помощи соответствующего запроса. Конечно, только подтвердивших имеет смысл включать в списки на поселение и в программу.

Проживание
Примерно за месяц до конференции, но самое меньшее за две недели, нужно начать бронировать гостиницы или общежитие. Если бронируется общежитие самого того вуза, который проводит конференцию, то пишется письмо на имя директора общежития. К письму нужно приложить копию приказа, даже если он, как это часто бывает, еще не подписан ректором. Если бронируется общежитие в другом вузе либо городская гостиница, то копии приказа не надо, а нужно составлять, например, гарантийные письма об оплате (если оплачивать будет вуз), либо, если оплачивать будут участники, форму заявки о бронировании, которую должны дать в самой гостинице. В письме либо заявке нужно указать список приезжающих с полными ФИО, желательно в алфавитном порядке.

Списки на охрану
Пункт релевантен, если в организации, которая проводит конфу, серьезная охрана на входе, то есть он в последнее время релевантен почти везде. Когда подавать списки - сильно зависит от порядков в конкретной организации, которую охраняет конкретный взвод. Иногда требуют за неделю, иногда, наоборот, накануне. Но чтобы не пришлось перепечатывать, обязательно напечатайте списки с полными ФИО и в алфавитном порядке. Охране это нужнее, чем общежитию, потому что им предстоит очень быстро отыскивать фамилию прибывшего.

Конференция близится. До нее примерно три дня.
Если конференция большая, дни оргкомитета сливаются в один большой день. Если небольшая, то так происходит только с одним членом оргкомитета (в данном случае со мной). Постоянно звонит телефон, по которому участники справляются о заезде, о проезде, о программе. Хорошо, если конференцию проводит конкретное подразделение вуза/факультета, например, кафедра логики или кафедра эстетики: тогда отвечать на звонки можно посадить лаборанта кафедры. Ему нужно дать подробные разъяснения о проезде, регламенте и вообще обо всем. Его нужно не забыть также потом включить в список на денежное поощрение, которое обычно бывает по итогам конференции.

Заказ аудиторий
Если дело происходит в вузе, то надо заранее заказать аудитории для пленарного заседания (если это актовый зал, особенно если это актовый зал большого корпуса, где находятся несколько факультетов, его надо иногда заказывать не меньше чем за месяц!) и для заседаний секций. Если эти аудитории по расписанию пустые, то хорошо. Заявку на них надо оставить в диспетчерской. Хорошо, если они снабжены мультимедийной техникой. На гуманитарных конференциях это пока не распространено, но если участвуют ученые-естественники, они почти наверняка привезут презентацию. В принципе, в маленькой аудитории достаточно ноутбука, но, конечно, гораздо лучше мультимедийный проектор.
Если в аудиториях в это время по расписанию учебные занятия, то их можно либо перенести, либо отменить, это решение примет учебная часть. В любом случае нужно предупредить студентов и преподавателей. Для студентов достаточно объявления. А преподавателей нужно обзвонить. Скорее всего, учебная часть этим заниматься не будет. Если какая-нибудь секция в полном составе явится на лекцию какого-нибудь профессора, возможны совершенно ненужные выяснения отношений.
Нужно также организовать нескольких студентов для помощи на конференции – обязательно двух-трех в начале первого дня, во время регистрации, и обязательно нескольких знающих иностранный язык – если будут иностранцы.

Программа конференции
Это один из главных пунктов третьего или второго дня до конференции. Поскольку более-менее ясно, кто будет выступать, формируется программа, то есть последовательность выступающих по секциям и дням. Иногда только в этот момент выясняется, сколько именно будет секций-подсекций. Нужно окончательно определить председателей секций. Списки разбиваются на точно приезжающих и не точно приезжающих. Первыми в список включаются титулованные свои, потом титулованные точно приезжающие (можно чередовать), потом остальные. Список согласовывается с председателем. Хорошо, если председатель свой собственный доклад сделает замыкающим, тогда он может начать его кратким обзором работы своей секции.
Программу удобно распечатывать не в типографии, а на собственном компьютере оргкомитета. Для этого нужно ее сформатировать под брошюру прямо в ворде. Техника эта совсем не сложная, здесь я ее излагать не буду. Первая страница, обложка, содержит вверху название вуза, потом эмблему конференции, если есть, потом название и даты, внизу – город и год. На второй странице, развороте обложки – состав оргкомитета. Если конференция получила грант, надо не забыть указать это. Затем указывается общий регламент работы конференции: дата заезда, первый день – пленарное заседание, с которого часу и в какой аудитории, время перерыва, план на вторую часть дня – продолжение пленарного или работа секций. О каждой секции – название и где. Это вместе с оргкомитетом обычно умещается на обороте обложке. Со следующей страницы – подробные планы по каждой секции. По каждой повторяется ее название, затем первая серия работы (например, вечер первого дня) – во сколько и где, кто председательствует, затем перечень докладов, имена докладчиков полностью, Фамилия – Имя – Отчество (многим захочется задавать вопросы, обращаясь по имени-отчеству, а бэджа на расстоянии не разглядишь). Титулы докладчиков можно указывать, но лично я этого не люблю. Ну и далее следующие серии работы (которые, как мы видели в начале, вполне возможно, не состоятся) и следующие секции.
Специальная подсказка: докладчики по секциям с полными именами выводятся из базы, только порядок их расстановки определяется вручную, в базу его заносить обычно бессмысленно.
В конце программы полезно указать план корпусов вуза с маршрутом до гостиницы и со столовыми, если территория большая. Это может быть на последней странице обложки. Неплохо эту же схему вывесить и на сайт.
Программа распечатывается примерно из расчета полное заявленное число участников + 20. Если почему-либо у оргкомитета имеется уверенность, что явка участников будет полная, то тогда +50. Лишние экземпляры раздаются вольнослушателям, развешиваются на дверях секций, они нужны для отчетов в фонд и по научной работе вуза, остаются в архиве, дарятся и т.п.

Распечатка бэджей
Делается из базы с применением специально настроенного отчета. Бэджи хорошо смотрятся на цветной бумаге, один цвет для участников, другой – для членов оргкомитета. Бумажки в пластик лучше не вкладывать, это огромное количество лишней работы, потому что останутся несколько десятков неразобранных бэджей, из которых потом эти бумажки нужно будет вынимать обратно. Участник сам может вложить бумажку в бэдж, или это можно сделать во время регистрации.

Организация кофе-брейков
Это проще всего сделать, опираясь на закупленные ранее пластмассовые стаканчики и наличные деньги оргкомитета (вопрос с наличными деньгами решается на уровне деканата). Для кофе-брейка нужна отдельная аудитория, это может быть, например, комната какой-нибудь кафедры. Туда нужно поставить кулер или несколько чайников. Закупаются две банки кофе, одна большая коробка пакетиков чая, коробка сахара и несколько мешков печенья. Наливать, насыпать и брать участники вполне могут сами, за водой в чайниках можно попросить следить лаборанта кафедры или студента.

Формирование папок (пакетов)
Этим занимаются обычно вечером накануне конференции. Но если регистрация объявлена за день до конфы – то сколько-то папок должно быть готово. В папки вкладываются: экземпляр программы, блокнот, ручка, экземпляр тезисов, если не решено ими торговать, и, может быть, какой-нибудь рекламный материал вуза. Можно вложить и еще что-нибудь по вкусу, например, календарик с видом города или что-нибудь с символикой конференции.